Huishoudelijk Reglement

Club de Pétanque Pourplaisir, Hulst

Vastgesteld door de algemene ledenvergadering te Hulst, 17 maart 2009

 

1. Algemeen

1.1. De vereniging genaamd "Club de Pétanque Pourplaisir ", hierna te noemen Pétanque club", is bij notariële akte opgericht op 7 juni 2007 en is gevestigd te Hulst.

1.2. Het Huishoudelijk Reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.

1.3. Behoudens het bepaalde in de statuten van de vereniging worden de regels door dit Huishoudelijk Reglement beheerst.

 

2. Organisatie

2.1. De organisatie van de vereniging is naast de algemene ledenvergadering ingericht met een bestuur, een kascommissie en twee taakgerelateerde commissies, te weten:

2.1. De wedstrijd commissie;

2.2. De technische commissie.

 

3. Taken en bevoegdheden

3.1. Algemeen

De hieronder opgenomen taken en bevoegdheden zijn van toepassing onverminderd wat in de statuten is bepaald.

 

3.2. Het bestuur

Onder de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur vallen:

3.2.1. De algemene leiding van de vereniging;

3.2.2. De uitvoering van de door de Algemene Ledenvergadering genomen besluiten;

3.2.3. Het toezicht op naleving van de statuten, reglementen en besluiten.

 

3.3. De voorzitter

Onder de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de voorzitter vallen:

3.3.1. Leiding geven aan het Bestuur en de Algemene Ledenvergadering;

3.3.2. Leiding geven aan en toezicht houden op het verenigingsleven in algemene zin;

3.3.2. Het toezicht op naleving van de statuten, reglementen en besluiten.

 

3.4. De secretaris

Onder de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de secretaris vallen:

3.4.1. Het voeren van de correspondentie van de vereniging;

3.4.2. Het vastleggen van de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering;

3.4.3. Het tekenen van alle uitgaande bestuursstukken;

3.4.4. Het afschrift houden van alle bestuursstukken;

3.4.5. Het uitbrengen van een jaarverslag tijdens de algemene ledenvergadering waarin de jaarafsluiting  wordt behandeld;

3.4.6. Voert de ledenadministratie en levert het bestuur, de penningmeester en de commissies in goed overleg alle gewenste informatie.

 

 

 

 

3.5. De penningmeester

Onder de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de penningmeester vallen:

3.5.1. Beheert de geldmiddelen van de vereniging;

3.5.2. Draagt zorg voor de inning van de contributies, sponsorbijdragen, subsidies en andere bijdragen;

3.5.3. Houdt een adequate boekhouding bij waarin de staat van het vermogen en de inkomsten en uitgaven worden verantwoord;

3.5.4. Draagt zorg voor alle bancaire betalingen. Kasbetalingen worden door hem gedaan tegen overlegging van een betalingsbewijs;

3.5.5. Brengt schriftelijke jaarstukken uit tijdens de algemene ledenvergadering waarin de jaarafsluiting en de begroting worden behandeld;

3.5.6. Stelt aan de kascommissie alle informatie ter beschikking voor een goed oordeel over de staat van het vermogen en over de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkomsten en uitgaven;

3.5.7. Verstrekt aan commissies noodzakelijke kasvoorschotten en levert op verzoek budgettaire informatie aan de commissies;

3.5.8. De financiële jaarstukken worden voorafgaand aan de algemene ledenvergadering waarin deze behandeld worden, aan de leden toegestuurd.

 

3.6. Overige bestuursleden

Onder de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de overige bestuursleden vallen:

3.6.1. Het contact onderhouden met en het toezicht houden op de commissie die hij of zij vertegenwoordigt door middel van het in regelmaat bijwonen van vergaderingen;

3.6.2. Het bestuur op de hoogte stellen van de activiteiten van de commissie die hij of zij vertegenwoordigt;

3.6.3. Het als lid van de commissie behartigen van de belangen van de betreffende commissie in het bestuur.

 

4. Commissies

4.1. Elke commissie bestaat uit minimaal drie leden en maximaal zoveel leden als het bestuur in overleg met de commissie nodig oordeelt om de taken van de commissie uit te voeren.

4.2. De leden van de commissie worden door het bestuur benoemd.

4.3. Commissieleden worden in beginsel voor onbepaalde tijd benoemd. Het bestuur kan indien het belang van de vereniging zulks vergt – na overleg met of op verzoek van de commissie –de benoeming van een commissielid intrekken.

4.4. De commissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden.

 

5. Leden

5.1. Erelid

5.1.1. Ereleden worden op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering als zodanig benoemd.

5.1.2. Tot erelid kunnen worden gekozen personen die een zeer bijzondere prestatie hebben geleverd in het belang van de vereniging.

5.1.3. Een erelid is vrijgesteld van het betalen van contributie.

 

5.2. Lid van verdienste

5.2.1. Leden van verdienste worden op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering als zodanig gekozen.

5.2.2. Tot lid van verdienste kunnen worden gekozen leden die in een reeks van jaren een bijzondere bijdrage hebben geleverd aan de vereniging.

 

 

 

 

 

5.3. Gewone leden

5.3.1. Gewone leden zijn personen die door het bestuur als lid van de vereniging zijn toegelaten.

5.3.2. Leden betalen jaarlijks de contributie.

5.3.3. Leden dienen jaarlijks vóór 31 maart hun contributie te voldoen. Bij niet voldoen aan deze verplichting is het betreffende lid geschorst en bij in gebreke blijven voor meer dan een maand uit het lidmaatschap ontzet.

5.3.4. Leden dienen zich op het terrein tegenover elkaar en tegenover derden te allen tijde hoffelijk en sportief te gedragen. Bij ernstige overtreding van deze regel  kan het bestuur het betreffende lid schorsen en deelname aan alle clubactiviteiten ontzeggen.

 

5.4. Aanmelding van nieuwe leden

5.4.1. Nieuwe leden kunnen worden aangemeld door middel van een door de vereniging verstrekt volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier. Op het formulier dienen alle bekende gegevens te worden vermeld die voor de registratie vereist zijn.

5.4.2. Leden worden aangenomen bij besluit van het bestuur.

5.4.3. Leden moeten zelfstandig kunnen functioneren en zelfstandig jeu de boules kunnen spelen.

5.4.4. Het maximum aantal leden wordt vastgesteld door het bestuur. Indien het maximum bereikt is worden kandidaat-leden door de secretaris op een wachtlijst geplaatst.

5.4.5. Indien er een wachtlijst bestaat worden leden aangenomen in volgorde van de inschrijving.

Kandidaat-leden uit Gemeente Hulst hebben voorrang boven kandidaat-leden buiten Hulst.

 

5.5. Einde lidmaatschap

5.5.1. Het lidmaatschap kan jaarlijks worden beëindigd door schriftelijke opzegging bij de secretaris.

5.5.2. Het lidmaatschapsjaar loopt van 1 januari tot 31 december. Opzegging dient schriftelijk voor 1 december van enig jaar bij de secretaris kenbaar gemaakt te worden.

5.5.3. Het lidmaatschap eindigt automatisch indien niet aan de verplichtingen ex art 5.3.3. wordt voldaan.

 

6. Schade en verzekering

6.1. De Pétanque club is niet aansprakelijk voor schade aan of diefstal van persoonlijke eigendommen die leden op het terrein gebruiken of achterlaten.

6.2. Het bestuur draagt zorg voor verzekering tegen bestuurdersaansprakelijkheid, tegen schade opgelopen tijdens vrijwillige werkzaamheden. De verzekering treedt eerst in werking indien de eigen verzekering tekort schiet. Buiten de verzekerde schade is de vereniging niet aansprakelijk.

 

7. Vergaderingen

7.1. Het bestuur vergadert 5 x per jaar of zoveel vaker als de voorzitter of 2 leden van het bestuur dat noodzakelijk vinden.

7.2. Commissies vergaderen tenminste een maal per half jaar of zoveel vaker als de commissie dat noodzakelijk vindt.

7.3. De bestuursvergaderingen moeten worden genotuleerd. De secretaris verzorgt het verslag.

 

8. Verenigingseigendommen

8.1. De  technische commissie is verantwoordelijk voor het onderhoud van de banen en roerende eigendommen van de vereniging.

8.2. De openingstijden van de banen worden door het bestuur na overleg met de technische commissie vastgesteld.

8.3. Gedurende de openingstijden kunnen leden gebruik maken van de banen.

8.4. Leden worden geacht “als goed huisvader” en gebruiker om te gaan met de eigendommen van de Pétanque club. Bij verkeerd gebruik, misbruik of vandalisme zal de schade op de veroorzaker verhaald worden.

 

 

 

9. Wedstrijden

9.1. Jaarlijks publiceert de wedstrijdcommissie na goedkeuring door het bestuur de evenementenkalender met het wedstrijdprogramma.

9.2. De wedstrijdcommissie kan de evenementenkalender na overleg met het bestuur tussentijds aanpassen.

9.3. Leden hebben toegang tot alle wedstrijden en evenementen.

 

10. Presentatie

10.1. Het bestuur stelt met de clubkleuren en het clublogo het beeld vast waarmee de Pétanque club zich naar buiten wil presenteren.

10.2. Bij officiële gelegenheden en toernooien presenteren de leden zich zo veel mogelijk in clubkleding.

 

11. Slotbepalingen

11.1. Wijziging van het huishoudelijk reglement geschiedt op voorstel van het bestuur dan wel van 15 leden gezamenlijk door goedkeuring van de algemene ledenvergadering met gewone meerderheid van stemmen.

11.2. In alle gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de Club de Pétanque Pourplaisir, Hulst, d.d. 17 maart 2009.

Namens het bestuur van de vereniging

De voorzitter                                                    De secretaris

G. d''Haens                                                    D. Neven